Suivre et clôturer un mandat
Une fois activé, un mandat vit sur sa page de synthèse: le récapitulatif, son numéro d'ordre, ses dates, les envois déjà faits, les commandes de pré-état daté qui en découlent, et les actions encore possibles.
La liste Commandes → Mandats les regroupe par Brouillons, Actifs et Terminés.
Les statuts
| Statut | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Brouillon | En cours de rédaction. Modifiable et supprimable, aucun numéro d'ordre, aucun paiement. |
| Actif | Le mandat est inscrit au registre et court. |
| Vente réalisée | La vente est actée: le mandat a rempli sa mission. |
| Dénoncé | Le mandat a été révoqué avant son terme. |
| Expiré | Le mandat a atteint son échéance maximale et ne court plus. |
| Annulé | L'inscription était une erreur — voir plus bas. |
Un mandat activé n'est plus modifiable: toute modification de fond (un mandant, les honoraires, le prix) relève d'un avenant, qui est un nouveau document à faire signer.
Les dates à surveiller
Trois dates découlent de la date de signature et des conditions saisies:
- la fin de la période irrévocable — avant elle, le mandat ne peut pas être dénoncé;
- la fin de la période en cours — la prochaine échéance de reconduction, affichée sur la carte du mandat;
- l'échéance maximale — la date au-delà de laquelle le mandat s'arrête, quelle que soit la reconduction.
Si la date de signature portée sur le papier n'est pas celle enregistrée, utilisez « Corriger la date de signature »: toutes les échéances sont recalculées, la correction est tracée et le document est régénéré. Le numéro d'ordre, lui, ne bouge jamais.
La reconduction tacite et son refus
Quand le mandat est reconductible tacitement, il se renouvelle par périodes successives jusqu'à son échéance maximale, sans que personne ne signe.
Un mandant particulier peut refuser cette reconduction. Lorsqu'il vous écrit — généralement par lettre recommandée — enregistrez sa décision avec « Refuser la reconduction tacite »: vous saisissez la date de réception du refus et, si vous le souhaitez, sa forme.
Ce qui se passe alors:
- la période en cours va jusqu'à son terme: un refus n'interrompt rien immédiatement;
- l'échéance du mandat est ramenée à la fin de cette période;
- le refus reste visible sur la page du mandat et dans le registre.
En cas d'erreur — ou si le mandant change d'avis — « Retirer le refus » rétablit l'échéance initiale. Les deux mouvements restent inscrits à l'historique: un registre se corrige à vue, il ne s'efface pas.
Mettre fin à un mandat
| Action | Résultat | Quand |
|---|---|---|
| Vente réalisée | Vente réalisée | La vente est actée. |
| Dénoncer le mandat | Dénoncé | Le mandat est révoqué avant son terme, par vous ou par le mandant. |
| Annuler ce mandat | Annulé | L'inscription au registre n'aurait pas dû exister (doublon, erreur de saisie). Un motif est obligatoire. |
Dénoncé et Annulé ne disent pas la même chose. Dénoncé signifie qu'un mandat bien réel a été révoqué; annulé signifie que la ligne du registre est une erreur. Le numéro d'ordre reste consommé dans les deux cas: une ligne annotée vaut mieux qu'un trou dans une numérotation chronologique.
Un mandat annulé reste consultable et téléchargeable, mais ne peut plus être envoyé.
Le droit de rétractation de quatorze jours
Le mandat signé hors de l'agence ou à distance ouvre au mandant un délai de rétractation de quatorze jours, rappelé sur le document avec son formulaire détachable. Ce délai est un droit du mandant, pas une étape de l'outil: s'il l'exerce, enregistrez-le en dénonçant le mandat.
Après la clôture
Un mandat clôturé reste dans la liste, dans le registre et dans vos téléchargements. Sur un mandat vendu, dénoncé ou expiré, vous pouvez toujours archiver l'exemplaire signé s'il vous manquait, puis l'envoyer à vos mandants: leur remettre leur exemplaire reste dû, même une fois la vente faite. Un mandat annulé, lui, ne prend plus ni exemplaire ni envoi.
Et ensuite?
- Le registre des mandats — la numérotation et l'export.
- Le mandat de vente — durée, exclusivité, honoraires.