Le registre des mandats
La loi Hoguet impose à chaque agence de tenir un registre des mandats: tous ses mandats, inscrits par ordre chronologique, sous un numéro d'ordre qui figure également sur l'exemplaire signé par les mandants. Ce registre est valable sous forme électronique.
Il se trouve dans votre espace professionnel, sous Commandes → Registre des mandats, et se tient tout seul: chaque activation y écrit sa ligne.
Ce que contient le registre
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Nº | Le numéro d'ordre attribué à l'activation |
| Date | La date à laquelle le mandat a été inscrit et daté |
| Mandant(s) | Les propriétaires signataires |
| Bien | Le bien objet du mandat |
| Type | Simple, semi-exclusif ou exclusif |
| Honoraires | Le montant ou le pourcentage convenu |
| Statut | Actif, vente réalisée, dénoncé, expiré, annulé |
| Échéance | La date au-delà de laquelle le mandat ne court plus |
| Reconduction | La période en cours, ou le refus enregistré |
Le registre est exhaustif: il montre tous les mandats inscrits, y compris ceux qui sont clôturés ou annulés. Chaque ligne renvoie vers le mandat correspondant.
Exporter le registre
Le bouton « Exporter (CSV) » produit le registre complet, dans le même ordre, avec en plus le motif des lignes annulées. Le fichier s'ouvre dans un tableur et se conserve ou se transmet tel quel.
La numérotation
- Le numéro d'ordre est attribué au moment de l'activation, jamais avant: un brouillon n'a pas de numéro, et son PDF porte la mention PROJET.
- La numérotation est propre à votre organisation et strictement chronologique.
- Un numéro attribué reste attribué. Annuler un mandat n'efface pas sa ligne: elle demeure au registre avec son motif d'annulation. Un registre annoté vaut mieux qu'un registre troué.
- Une activation dont le paiement échoue ne consomme aucun numéro.
Reprendre un registre papier
Si votre agence tient déjà un registre, indiquez son prochain numéro dans Paramètres → Informations légales, champ « Numéro de départ du registre ». La numérotation reprendra à partir de là.
Ce numéro n'est modifiable que tant qu'aucun mandat n'a été inscrit. Dès la première activation, le champ se verrouille et affiche le numéro que portera le prochain mandat: une numérotation chronologique ne se réécrit pas après coup. Renseignez-le donc avant votre premier mandat.
Corriger une inscription
Deux corrections restent possibles depuis la page d'un mandat, et toutes deux sont tracées:
- Corriger la date de signature — quand la date portée sur le papier diffère de celle enregistrée. Les échéances sont recalculées, le document régénéré, le numéro d'ordre inchangé.
- Annuler ce mandat — quand l'inscription elle-même est une erreur (doublon, mandat saisi deux fois). Le motif est obligatoire et figure à l'export.