Rédiger et activer un mandat
Les mandats se trouvent dans votre espace professionnel, sous Commandes → Mandats. Le bouton « Nouveau mandat » ouvre un formulaire en quatre étapes qui s'enregistre au fil de la saisie.
Le parcours complet tient en quatre temps: rédiger, activer, faire signer, archiver.
Avant de commencer: vos informations légales
Un mandat porte des mentions qui le rendent nul si elles manquent. Elles sont renseignées une fois pour toutes dans Paramètres → Informations légales, puis reprises sur chacun de vos mandats:
| Information | Pourquoi |
|---|---|
| Carte professionnelle + chambre de commerce émettrice | Mention obligatoire |
| Garant financier | Mention obligatoire |
| Assurance RCP | Mention obligatoire |
| Médiateur de la consommation | Mention obligatoire |
| Adresse postale, email et téléphone de l'agence | Le mandant doit pouvoir vous écrire, notamment pour se rétracter ou dénoncer |
Tant que ces informations manquent, la création d'un mandat vous renvoie vers ce formulaire — puis reprend là où vous en étiez. Les autres champs (identité de la société, montant de la garantie, numéro de police, site du médiateur) ne bloquent rien mais laissent un blanc sur le document.
Les quatre étapes de saisie
| Étape | Ce que vous renseignez |
|---|---|
| 1. Le bien | Adresse, nature, lots, surface (Carrez en copropriété), description |
| 2. Mandants | Les propriétaires, repris de votre carnet de clients, avec leur qualité (propriétaire, usufruitier, nu-propriétaire, représentant) |
| 3. Conditions & honoraires | Type de mandat, prix, honoraires et qui les supporte, durée et période irrévocable, reconduction, autorisations données à l'agence |
| 4. Clauses & récap | Les clauses optionnelles, une clause libre si besoin, et le récapitulatif avant activation |
Quelques règles utiles:
- tous les titulaires de droits doivent figurer au mandat — indivision, couple, usufruit — et chacun avec sa propre adresse email: c'est à cette adresse qu'il recevra son exemplaire;
- une personne morale se saisit avec sa forme juridique, son SIRET et son représentant;
- la période irrévocable ne peut pas dépasser trois mois, ni la durée du mandat.
Vous pouvez circuler librement entre les étapes: rien n'est verrouillé. L'étape 4 signale ce qui manque encore, y compris dans vos informations légales.
L'aperçu porte la mention PROJET
Tant que le mandat est un brouillon, son PDF est barré PROJET et ne porte aucun numéro d'ordre: ce n'est pas un document signable, c'est une relecture. Un mandat ne se fait signer qu'après son activation.
Activer le mandat
L'activation est le moment qui compte. En une seule opération:
- le numéro d'ordre est attribué, dans l'ordre chronologique de votre agence;
- la ligne s'inscrit au registre des mandats;
- le document est figé: son texte, vos informations légales et votre identité visuelle sont conservés tels qu'ils étaient ce jour-là.
À partir de là, le mandat n'est plus modifiable.
Ce que coûte une activation
| Offre | Activation |
|---|---|
| Offre gratuite | 9,90 € HT par mandat activé |
| Experts, Premium | Incluse, sans limite |
La rédaction, l'aperçu et la suppression d'un brouillon sont gratuits dans tous les cas: seule l'activation est facturée, et seulement quand elle aboutit. Un paiement refusé ne consomme aucun numéro d'ordre — le brouillon reste intact et vous pouvez recommencer.
Le règlement se fait par carte bancaire: une carte déjà enregistrée par le titulaire du compte (en un clic) ou une carte saisie sur place. Une fois l'activation payée, la facture se télécharge directement depuis le mandat.
Imprimer, faire signer, archiver
Le mandat activé porte son numéro d'ordre: c'est ce document-là que l'on fait signer.
- Imprimez-le en double exemplaire depuis la page du mandat (« Télécharger le mandat à signer »);
- faites-le signer par chaque mandant, et laissez-lui son exemplaire — la remise d'un original au mandant est une obligation;
- archivez l'exemplaire signé: « Ajouter l'exemplaire signé » accepte un PDF scanné comme une série de photos, une par page, assemblées en un seul document.
Tant que l'exemplaire signé n'est pas archivé, le dossier est incomplet et le mandat ne peut pas être envoyé.
Envoyer le mandat signé
Le bouton « Envoyer le mandat » transmet le document à vos mandants, et si besoin à un notaire ou à un autre destinataire que vous ajoutez explicitement. Chacun reçoit un lien sécurisé et personnel, valable trente jours — jamais une pièce jointe. Un lien expiré peut être redemandé depuis la page de téléchargement.
C'est toujours l'exemplaire signé qui part, jamais le document généré: d'où l'ordre des étapes ci-dessus.
Demander le pré-état daté en un clic
Sur un mandat en cours, « Demander le pré-état daté » ouvre une commande de pré-état daté déjà remplie avec le bien, les lots et les propriétaires du mandat. Il ne reste qu'à fournir les éléments du syndic. La commande reste rattachée au mandat.
Et ensuite?
- Suivre et clôturer un mandat — échéance, reconduction, dénonciation, vente réalisée.
- Le registre des mandats — la numérotation et l'export.